Come creare un Report Social: la guida definitiva

• Format > i format compongono il Piano Editoriale. Che si tratti di foto di piatti o di drink per un ristorante, di promozione di un prodotto o video di un’esperienza, sarà vostra cura – in base al cliente o attività – definirli.
• Copertura > la copertura rappresenta il dato che corrisponde al numero preciso di utenti raggiunti da un singolo post 
• Interazioni > le interazioni rappresentano il dato che corrisponde al numero preciso di clic, like, commenti e condivisioni di un singolo post
• Average Copertura > la media di copertura, lit. Viene calcolata su una maggiore fonte di dati e, a seconda dell’informazione che stiamo cercando può rappresentare la media della copertura di tutti i post mensili oppure la media della copertura di un singolo format.
• Average Interazioni >  le media di interazioni, lit. Viene calcolata su una maggiore fonte di dati e, a seconda dell’informazione che stiamo cercando può rappresentare la media delle interazioni di tutti i post mensili oppure la media delle interazioni di un singolo format.

Per fare un buon report per i canali Social Media occorre, come sempre, porsi le giuste domande. L’analisi dei dati è forse la parte più interessante di questo lavoro e, soprattutto, saper fare una corretta analisi distingue un professionista da un dilettante ciarlatano che vi farcirà di chiacchiere, promesse e pochi fatti.

Questo procedimento può essere così organizzato:

1. Raccolta dei dati
2. Creazione o aggiornamento del report
3. Analisi dei dati
4. Proposta finalizzata al miglioramento

I dati possono essere facilmente raccolti da Creator Studio o dalla sezione Post della pagina di Business Manager.

Dalla sezione Post della pagina potrete attingere ai seguenti dati che riguardano i post su Facebook:

• Copertura dei singoli post
• Interazioni per singolo post

Da Creator Studio, invece, avrete rapido accesso alle performance dei post di Instagram dove potrete acquisire i seguenti dati rilevanti:

• Copertura dei singoli post
• Interazioni per singolo post
  • Likes
  • Commenti
  • Share
  • Saved

Per procedere con la creazione di un report e il suo aggiornamento è richiesta una basilare familiarità con Google Spreadsheet.

Esistono piattaforme che consentono un import automatico di dati e che creano in pochi istanti grafici stupendi che vi faranno sentire molto orgogliosi del vostro lavoro, purtroppo non sono assolutamente accurati e non tengono conto della cosa più importante: i vostri format.

Nell’articolo che riguarda la creazione di una solida strategia per i vostri obiettivi sui Social Media abbiamo affrontato l’argomento riguardante il Piano Editoriale e come questo sia costituito dai vari format.

Spieghiamo meglio. Senza una distinzione tra i format il dato a cui avrete accesso vi consentirà di sapere solo:

• che alcuni post hanno avuto performance migliori di altri
• che alcuni mesi avrete raggiunto più utenti di altri
• che la vostra crescita della fanbase è stata di ‘x’

Questo vi porterà, magari, a decidere di fare nuovi shooting, produrre altro materiale senza sapere esattamente cosa è andato storto, sprecando tempo e soldi.

Sciocco, vero? 

Quindi? Questi dati può vederli anche un utente dall’esterno.

Distinguendo i format e tracciandone le performance potrete invece:

• analizzare la vostra stessa strategia al fine di migliorarla
• capire esattamente quali post hanno avuto performance migliori di altri

Così potrete capire esattamente cosa necessita miglioramento, cosa lasciare invariato e cosa eventualmente rimuovere a beneficio di altro.

Risparmierete tempo e soldi con intelligenza.

Troverete, proseguendo con la lettura, dei pratici screenshot per facilitarvi la comprensione.

Dopo aver creato un Google Spreadsheet, al primo foglio inserirete un dataset, comprensivo di colonne così valorizzate:

• ID > n che assegnerete ad ogni post
• GIORNO, MESE, ANNO, per creare con una formula, la DATA completa nella casella di fianco
• ORA > utile per distinguere facilmente più post pubblicati nell’arco della stessa giornata, che avranno comunque un ID diverso a distinguerli
• CANALE > specificherete il canale su cui avete pubblicato quel determinato post (Facebook o Instagram)
• FORMAT > come anticipato prima è fondamentale a rendere questo report davvero utile
• COPERTURA e INTERAZIONI tracciate per singolo post

Questo è un esempio che riassume 10 ipotetici giorni di gennaio, con i relativi post pubblicati, divisi per singolo format e valorizzati con i dati che avrete ricavato autonomamente da Post della pagina.

Procedete, come sopra, con Instagram ricavando i dati da Creator Studio.

I primi giorni del mese sarà vostro compito inserire i nuovi dati, ricavati sul mese precedente per fare un confronto attendibile. Per maggiore coerenza del report è importante che li ricaviate sempre negli stessi giorni del mese.

Al secondo foglio vi invito a tenere traccia della crescita della fanbase che può variare ciclicamente.

Valorizzate il vostro foglio così:

• MESE > riferito sempre al precedente (se, per esempio, tracciate il dato il 1° marzo questo farà riferimento al numero massimo di fan ottenuti fino al giorno prima, quindi: febbraio)
• ANNO > fondamentale per fare un confronto, alla fine di ogni anno, per identificare eventuali parallelismi o divergenze con l’andamento dell’anno precedente
• CANALE > come riferimento stiamo utilizzando Facebook e Instagram
• INCREMENTO > calcolato con una semplice formula da ripetere sulla colonna

Potrete, inoltre, ricavare dei grafici che ne traccino l’andamento e che possano aggiornarsi automaticamente all’inserimento di nuovi dati.

Il terzo foglio lo dedicheremo ad un insieme di tabelle Pivot che ci aiuteranno ad avere uno spaccato più approfondito delle informazioni che abbiamo ottenuto.

Nella prima parte suggeriamo di creare degli slot dedicati al singolo canale, evidenziato in grigio vedrete come questo report può essere applicato sia a Facebook che a Instagram.

I dati inseriti sono casuali e ripetuti per facilitare la comprensione dei grafici.

Con quali formule li abbiamo ricavati*:

• l’Average di Copertura > La somma di copertura di ogni singolo post del mese, diviso il numero di post pubblicati quel mese
• l’Average di Interazioni > La somma di interazioni di ogni singolo post del mese, diviso il numero di post pubblicati quel mese
• l’Average di Copertura su base fan > il primo dato di questo elenco rapportato alla fanbase
• l’Average di Interazioni su base fan > il secondo dato di questo elenco rapportato alla fanbase

In questo grafico rappresentiamo l’andamento dei format filtrato per canale: o Facebook, o Instagram. Ci aiuterà a comprendere quale format:

• performa meglio/peggio
• possiamo rimuovere a beneficio di qualcosa che generi più interazioni
• necessita miglioramenti

Un altro dato significativo che possiamo valorizzare è la Somma di Copertura e Interazioni mensili confrontate con il numero di post mensili, definiti dalla Conta degli ID.

*È da questa tabella che possiamo ricavare i dati precedentemente citati con un semplice formula e senza dover perdere tempo con la calcolatrice.

Una volta che ogni mese sarà valorizzato avrete uno spaccato chiaro valido sull’anno.

Infine, sempre in questo foglio, potete anche valorizzare altri grafici che rappresentino l’andamento annuale di tutti i post, valorizzati per Copertura e Interazioni totali, di ogni singolo post.

Grazie al foglio dei Charts ci siamo  già fatti un’idea precisa di quale format performi meglio e quale necessiti un miglioramento.

Nel 4° foglio che consigliamo di creare potrete approfondire l’analisi valutando ogni format singolarmente e capire se questo:

• stia migliorando/peggiorando
• presenti dei picchi e, se sì, a cosa questi siano dovuti

Filtrate quindi la vostra tabella pivot per Canale (o uno o l’altro), per format e per data.

Segue un esempio.

Ma non è finita qui! Siccome ci sentiamo particolarmente buoni vogliamo darvi accesso a questo file di esempio che potrete consultare: lo trovate qui. 

Siamo quasi alla fine. Forse.

Facendo analisi occorrono anche un pizzico di creatività e astuzia. Potete aggiungere dati o fogli al vostro report? Certo! Questa è la base di partenza. Ogni analisi poi merita di essere personalizzata e curata nel dettaglio in base alle specifiche esigenze.

In questa fase non potremo guidarvi, sta a voi far correre il cricetino sulla ruota, capire cosa state guardando e dove migliorare la vostra strategia.

Sicuramente potrete porvi queste domande:

• il calo che state subendo su questo format a cosa può essere dovuto? 
  • calo delle vendite?
  • qualità scarsa del contenuto pubblicato?
  • testi plain e pallosi?
  • disinteresse da parte dell’audience per questa persona o questo prodotto?
• si tratta di un calo momentaneo o continuativo che penalizza i report e le performance globali di un account?
• come potete migliorare il format?
  • sostituirlo?
  • rivoluzionarlo?
  • ricrearlo con nuovo materiale?
• è necessario ridefinire parte o l’intera strategia?

Qui dovrete lavorare a un report custom: un file ben presentato, chiaro, semplice, con tante belle immagini e grafici.

Per presentare al cliente un report dovete, innanzitutto, sapere chi avete davanti e che approccio potete adottare. Se vi rivolgete a un cliente estremamente impegnato che ha poco tempo da dedicarvi il vostro report deve essere chiaro, di comprensione immediata e riassumibile in pochi minuti. Se avete a che fare con qualcuno che ha tempo da dedicarvi potete, invece, approfondire il report con la dovuta minuzie ogni singolo aspetto che lo compone.

Quali dati potete presentare, in breve:

• incremento della fanbase
• performance annuale, facendo un confronto sui mesi (se avete un rapporto che si protrae da tempo e avete sufficiente materiale per fare un’analisi)
• andamento performance mensili con variazioni
• un confronto sui format: cosa performa meglio e lo specifico andamento

Ricordiamo, ovviamente, che questo report è personalizzabile e variabile in base alle vostre esigenze. 

Siamo certi sarà una guida pratica ed essenziale ad affinare le vostre doti di specialisti dei Social Media, al fine di presentare un lavoro professionale e unico. Non cadete nell’errore/trappola di scaricare qualche report random che, in definitiva, rappresenta grafici di aria fritta e ‘sentiment’ calcolato in base a metriche fantasma. Potete fare molto meglio, da soli! 

Avete già letto il nostro blog? Abbiamo inserito delle risorse davvero interessanti che possano rendere stimolante la formazione. 

Se pensate che apprendere nozioni per ampliare la vostra conoscenza dei Social faccia per voi, possiamo consigliarvi questi argomenti:

• Come fare foto che spaccano, con il solo ausilio dello smartphone
• La strategia che ti mancava, ma puoi apprendere!
• Avere un account professionale: quando l’ottimizzazione è tutto
• Facebook Business Manager: ne sveliamo tutte le funzioni

Adesso avete tutti gli strumenti per fare un salto di qualità nella vostra formazione e approcciarvi a questo mondo con la giusta competenza, umiltà e curiosità!

Buon lavoro!